U skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka (dalje: Uredba) ovom obaviješću Voditelj obrade želi informirati i dati obavijest o obradi i sigurnosti obrade osobnih podataka kandidata, o njihovim pravima kao i načinu kako se ta prava ostvaruju te drugim informacijama kako bi se osigurala transparentnost u skladu s čl. 13. Uredbe.
1. Podaci o voditelju obrade i kontakt podaci te podaci o službeniku za zaštitu podataka:
Voditelj obrade je:
HEP-PLIN d.o.o.
Ulica Cara Hadrijana 7
31 000 Osijek
Tel: 0800 8813
Službeniku za zaštitu podataka se možete obratiti:
putem e-pošte:
sluzbenikzazastitu.plin@hep.hr
ili pismenim putem na adresu:
HEP-PLIN d.o.o.
Ulica cara Hadrijana 7
31 000 Osijek
HEP-PLIN d.o.o. u ovoj obradi obrađuje osobne podatke pojedinaca kad se javljaju na natječajni postupak ili kad se sami obraćaju dostavljanjem svoj zamolbe u otvorenom postupku.
Sve podatke koje obrađujemo prikupljaju se izravno od samih pojedinaca, kandidata i potencijalnih kandidata.
HEP d.d. kao vodeće društvo HEP grupe može se pojaviti u pojedinim odnosima i kao zajednički voditelj obrade s društvima koje su u sastavu HEP grupe.
2. Svrha, pravna osnova obrade i opis postupka
Osobni podaci pojedinaca obrađuju se u svrhu provedbe natječajnog postupka s ciljem zasnivanja radnog odnosa.
Pravna osnova za prikupljanje osobnih podataka se može pronaći u odredbi čl. 6. st. 1. t. b. Uredbe ako se radi o konkretnom i objavljenom natječajnom postupka, a u slučaju kad nam ispitanici dostave svoje otvorene zamolbe za posao tada se smatra kako su jasno dali suglasnost da se njihovi podaci obrađuju kako bi se provele radnje u svrhu potencijalnog zapošljavanja i tada pravnu osnovu nalazimo u čl. 6. st. 1. a. Uredbe.
U situaciji kada Ispitanik u skladu s objavljenim natječajem dostavlja podatke i dokaze kojima želi ostvariti pravo prednosti pri zapošljavanju, sukladno odredbama Zakona o hrvatskim braniteljima iz Domovinskog rata i članovima njihovih obitelji, kao i zakonima kojim se uređuju prava žrtava civilnog rata, tada se obrađuju i posebne kategorije osobnih podataka, a pravna osnova za obradu su navedeni zakonski propisi.
U predselekcijskom postupku obrađujemo vaše podatke koje smo zaprimili putem otvorenih zamolbi te podatke koje smo zaprimili nakon vašeg javljanja na objavljene natječaje.
Osobne podatke prikupljamo izravno od kandidata, nema prikupljanja od strane trećih osoba niti prikupljamo podatke pregledom društvenih mreža.
Dakle, od kandidata ne tražimo podatke koji spadaju u posebne kategorije osobnih podataka, osim ako nas sami o tome ne obavijestite i pozovete se na svoje zakonom propisano pravo kako biste pokušali ostvariti pravo prednosti pri zapošljavanju ili da biste nas kao poslodavca upozorili na vaše zdravstveno stanje kako bismo prilagodili uvjete radnog mjesta i ispunili našu zakonsku obvezu, prvenstveno iz Zakona o radu.
Iznimka koja se tijekom provođenja postupka odabira za radno mjesto ispitanika se može pojaviti jest upućivanje na utvrđivanje zdravstvene sposobnosti. U tom slučaju obrađuju se i posebne kategorije osobnih podataka i tada pravnu osnova za obradu nalazimo u Zakonu o radu kao i Zakonu o zaštiti na radu, što znači da je isto potrebno radi ispunjavanja naše pravne obveze.
Selekcijski postupak kandidata može uključivati razgovore, testiranja (opće znanje, poznavanje regulative iz određenog područja, stručno i tehničko znanje, informatičko znanje, psihologijsko testiranje i sl.).
U selekcijskom postupku ovisno o fazama provedbe, radi se analiza rezultata kandidata i u svakoj sljedećoj fazi biraju se kandidati koji ispunjavaju kriterije za ulazak u sljedeći krug zapošljavanja.
U slučaju da se u selekcijskom postupku provodi psihologijsko testiranje, isto se provodi sukladno odredbama Zakona o psihološkoj djelatnosti te će se Ispitanik posebno obavijestiti u slučaju provođenja istoga, a tako prikupljeni podaci, posebno se zaštićuju.
Tijekom selekcijskog postupka nema automatiziranog donošenja odluke, nego se svaka odluka posebno analizira sudjelovanjem ovlaštenih radnika stručnih službi zaduženih za provedbu selekcijskog postupka.
Profiliranje se provodi samo u onoj mjeri provođenja selekcijskog postupka kad se mora provoditi psihologijsko testiranje.
Podaci koji se traže u prijavi te mogući prikupljeni podaci prilikom obavljanja razgovora, testiranja s ispitanikom, koriste se samo za potrebe provedbe selekcijskog postupka.
Pravna osnova koju nalazimo u obradi prilikom provođenja psihologijskog testiranja kao i testa stručnog znanja nalazimo u odredbi čl. 6. st.1. t. f. Uredbe, a sve s ciljem kako bismo pronašli najboljeg kandidata koji svojim kompetencijama, vještinama, stručnim znanjem odgovora radnom mjestu za koje se provodi natječajni postupak.
Nakon provedenih radnji tijekom predselekcije i selekcijskog postupka provodi se analiza rezultata i na temelju toga ovlaštena osoba donosi odluku o izbora kandidata.
Svi kandidati koji su sudjelovali u postupku dobiju obavijest o završetku postupka i time prestaje aktivna obrada osobnih podataka onih kandidata koji nisu odabrani na natječaju.
U slučaju da se u natječajnom postupku odabere kandidat tada će se pristupiti sklapanju ugovora o radu i podaci će se obrađivati kako bi se ispunile sve potrebne pretpostavke da bi došlo do sklapanja ugovora. Nakon sklapanja ugovora podaci će se nastaviti obrađivati u skladu sa zakonskom obvezom koja je nama pravna obveza te će se dostavljati nadležnim tijelima ( npr. HZMO i HZZO).
Svi podaci i dokumentacija koje voditelj obrade prikupi tijekom natječajnog postupka, nakon okončanja natječajnog postupka će se čuvati sukladno internim pravilima za upravljanje dokumentarnim gradivom.
3. Osobni podaci u obradi
U natječajnom postupku obrađuju se oni podaci koji su potrebni kako bi se dokazali oglašeni uvjeti natječaja, a u slučaju otvorenih molbi obrađuju se oni podaci kojima se dokazuju kvalifikacije kandidata za određena radna mjesta.
Opseg osobnih podataka koji su potrebni u obradi kod provođenja natječajnog postupka jesu:
ime i prezime, adresa, adresa elektroničke pošte, telefonski broj, OIB, podaci iz dostavljenog životopisa, podaci koje sadrži e-ispis iz HZMO, podaci koji se odnose na obrazovanje, stručna osposobljavanja, ishođene licence, certifikate, podaci o važećoj vozačkoj dozvoli, podaci kojima se dokazuje prednost pri zapošljavanju.
Podaci koji nisu vezani za objavljene uvjete radnog mjesta nije potrebno dostavljati voditelju obrade i isti se neće uzimati prilikom odlučivanja kod odabira najprikladnijeg kandidata za objavljeno radno mjesto.
4. Primatelji osobnih podataka
Osobni podaci odabranog kandidata s kojim se sklopi ugovor o radu dostavljaju se primarno Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje te Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje.
Isto tako nakon sklapanja ugovora o radu može se vršiti i provjera diplome ili svjedodžbe radi provjere točnosti podataka koji su bili jedan od kriterija kod odabira kandidata za objavljeno radno mjesto.
Nakon sklapanja ugovora od radu osobne podatke mogu obrađivati i druge organizacijske jedinice koje su zadužene za isplatu plaće, informacijsku sigurnost, zaštitu na radu.
Osobne podatke kandidata za vrijeme trajanja natječajnog postupka obrađuju radnici u Odjelu za kadrovske poslove, ali i nadležna osoba iz organizacijske jedinice gdje je potrebno zapošljavanje. Pristup za obradu osobnih podataka vezano za psihologijsko testiranje imaju samo strogo određeni radnici (psiholozi) voditelja obrade. Nema obrade od strane vanjskih pružatelja usluge, odnosno izvršitelja obrade.
Osobni podaci se obrađuju na području Republike Hrvatske te nema prijenosa u treće zemlje.
5. Tehničke i organizacijske mjere
Voditelj obrade poduzima odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere kako bi osigurao odgovarajuću razinu sigurnosti osobnih podataka svih ispitanika (kandidata) ali i umanjio svaki rizik koji može utjecati na prava i slobode ispitanika. Osobni podaci Ispitanika obrađuju se zakonito u svrhu za koju su prikupljeni, u skladu s propisima koji uređuju područje zaštite osobnih podataka i informacijske sigurnosti. Posebno se vodi računa da se na obavlja prekomjerna obrada.
Dokumentacija se čuva s posebnom pozornošću u zatvorenim prostorijama kojima pravo pristupa imaju strogo određeni radnici.
Svi radnici koji obrađuju podatke za vrijeme trajanja natječaja imaju potpisane izjave o povjerljivosti kojim se obvezuju štititi osobne podatke i obrađivati ih na siguran način.
6. Razdoblje čuvanja podataka
Osobni podaci Ispitanika obrađuju se dok se ne ispuni svrha obrade osobnih podataka. Nakon prestanka svrhe u koju su prikupljeni, osobni podaci više se ne koriste, ali ipak ostaju u sustavu pohrane i čuvaju se sukladno internom aktu kojim se uređuje dokumentarno gradivo.
Ako su osobni podaci dokaz u sudskom, upravnom, arbitražnom ili drugom istovrijednom postupku, isti će se čuvati dulje od zakonom ili drugim aktom propisanog razdoblja pohrane, sve do konačnog završetka postupka.
Elektroničke prijave kandidata za oglašena radna mjesta čuvaju se 5 godina, dok se prijave za neoglašena radna mjesta čuvaju godinu dana.
Preslike dokumentacije za natječaj čuvaju se godinu dana, nakon prestanka svrhe obrade te se nakon toga provodi uništavanje predmetne dokumentacije.
7. Prava Ispitanika i ostvarivanje prava Ispitanika
Ispitanik ima pravo zatražiti od voditelja obrade ostvarivanje prava na: pristup, ispravak, brisanje, prenosivost, ograničenje, prigovor, osporavanje odluke koja se temelji isključivo na automatiziranoj obradi (uključujući izradu profila) osobnih podataka koji se odnose na Ispitanika.
Ispitanik ostvaruje svoja prava podnošenjem zahtjeva pisanim putem ili dostavom istih na adresu: Ulica cara Hadrijana 7, 31 000 Osijek s naznakom za Službenika za zaštitu podataka ili slanjem svoga zahtjeva putem adrese e-pošte:
sluzbenikzazastitu.plin@hep.hr
Ispitanik, ako smatra da mu je povrijeđeno neko zajamčeno pravo iz Uredbe ili Zakona ima pravo podnijeti pritužbu ili zahtjev za utvrđivanje povrede prava, nadzornom tijelu, Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, adresa e-pošte:
azop@azop.hr .
Na vaš zahtjev odgovorit ćemo unutar roka od 30 dana od zaprimanja zahtjeva, a rok se ovisno o složenosti zahtjeva može produljiti za dva mjeseca.
Svaku bitnu izmjenu ćemo vam obznaniti izmjenom ove obavijesti i učiniti ju dostupnom putem naše interntske stranice.
