OBAVIJEST O OBRADI OSOBNIH PODATAKA KANDIDATA U POSTUPKU ZAPOŠLJAVANJA
(sukladno članku 13. Uredbe (EU) 2016/679 – Opće uredbe o zaštiti podataka)
1. UVODNE INFORMACIJE
HEP OPSKRBA PLINOM d.o.o. (dalje: Društvo) poštuje privatnost kandidata i posvećuje posebnu pozornost zakonitoj, poštenoj, transparentnoj i sigurnoj obradi osobnih podataka tijekom postupaka zapošljavanja.
Ovom Obavijesti kandidatima se pružaju informacije o podacima koji se obrađuju, svrhama i pravnim osnovama obrade, primateljima, rokovima čuvanja te pravima kandidata.
2. PODACI O VODITELJU OBRADE
Voditelj obrade: HEP OPSKRBA PLINOM d.o.o.
Adresa: Vukovarska cesta 31, 31000 Osijek
OIB: 60155964806
Telefon: 031 801 806
E-pošta: kontakt.hop@hep.hr
3. KONTAKT SLUŽBENIKA ZA ZAŠTITU PODATAKA
Za pitanja povezana s obradom osobnih podataka i ostvarivanjem prava možete se obratiti Službeniku za zaštitu podataka:
Adresa: HEP OPSKRBA PLINOM d.o.o., Službenik za zaštitu podataka, Vukovarska cesta 31, 31000 Osijek
E-pošta: sluzbenikzazastitu.hop@hep.hr
Telefon: 031 801 669
4. SVRHE OBRADE
Društvo obrađuje osobne podatke kandidata radi provedbe postupka zapošljavanja, osobito radi:
- zaprimanja, evidentiranja i administrativne obrade prijava;
- provjere pravodobnosti, potpunosti prijave i ispunjavanja uvjeta radnog mjesta;
- provedbe predselekcije i selekcije kandidata;
- komunikacije s kandidatima i organizacije pojedinih faza postupka;
- procjene stručnih znanja, iskustva, vještina i kompetencija;
- utvrđivanja prava prednosti pri zapošljavanju;
- donošenja odluke o odabiru i obavještavanja kandidata;
- poduzimanja radnji potrebnih za sklapanje ugovora o radu;
- razmatranja otvorenih zamolbi radi mogućeg zapošljavanja na odgovarajućim radnim mjestima;
- ispunjavanja zakonskih obveza i zaštite pravnih zahtjeva Društva.
5. PRAVNE OSNOVE OBRADE
Ovisno o svrsi i okolnostima pojedinog postupka zapošljavanja, Društvo obrađuje osobne podatke kandidata na temelju jedne ili više sljedećih pravnih osnova:
- članka 6. stavka 1. točke (b) Opće uredbe, kada je obrada nužna radi poduzimanja radnji na zahtjev kandidata prije sklapanja ugovora o radu, uključujući provedbu postupka odabira;
- članka 6. stavka 1. točke (c) Opće uredbe, kada je obrada nužna radi ispunjavanja pravnih obveza Društva koje proizlaze iz primjenjivih propisa;
- članka 6. stavka 1. točke (f) Opće uredbe, kada je obrada nužna radi legitimnih interesa Društva, osobito radi dokumentiranja pravilnosti provedenog postupka, postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva te razmatranja otvorenih zamolbi kandidata za potrebe mogućeg zapošljavanja na odgovarajućim radnim mjestima.
Kada kandidat samoinicijativno dostavi otvorenu zamolbu koja nije povezana s određenim oglašenim radnim mjestom, Društvo obrađuje osobne podatke sadržane u otvorenoj zamolbi radi razmatranja mogućnosti zapošljavanja na odgovarajućim radnim mjestima, na temelju legitimnog interesa Društva. Kandidat ima pravo u svakom trenutku uložiti prigovor na takvu obradu, u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka. Kada kandidat radi ostvarivanja prava prednosti pri zapošljavanju dostavi dokumentaciju koja sadrži posebne kategorije osobnih podataka, Društvo takve podatke obrađuje samo u nužnom opsegu i kada za to postoji odgovarajuća pravna osnova sukladno člancima 6. i 9. Opće uredbe te primjenjivim propisima.
Ako je za pojedino radno mjesto potrebno utvrditi zdravstvenu sposobnost kandidata, podaci povezani sa zdravstvenom sposobnošću obrađuju se samo u opsegu potrebnom za ispunjavanje obveza Društva u skladu s primjenjivim propisima.
Selekcijski postupak može uključivati razgovor te stručne, informatičke, jezične ili druge primjerene provjere znanja, vještina i kompetencija. Podaci nastali takvim provjerama obrađuju se samo u opsegu potrebnom za provedbu postupka odabira.
Ako se provodi psihologijsko testiranje, kandidat će o tome biti posebno obaviješten prije provedbe testiranja, a podaci nastali testiranjem obrađivat će se i štititi u skladu s primjenjivim propisima.
6. KATEGORIJE OSOBNIH PODATAKA
Ovisno o uvjetima natječaja i radnog mjesta, Društvo može obrađivati:
- identifikacijske i kontaktne podatke;
- podatke o obrazovanju, kvalifikacijama, stručnim ispitima i certifikatima;
- podatke o radnom iskustvu i radnopravnom statusu;
- podatke o znanjima, vještinama, kompetencijama i poznavanju jezika;
- podatke iz životopisa, motivacijskog pisma, preporuka i druge dokumentacije;
- podatke o vozačkoj dozvoli kada je uvjet radnog mjesta;
- rezultate razgovora i drugih provjera;
- podatke potrebne za ostvarivanje prava prednosti ili prilagodbe uvjeta postupka.
Od kandidata se traže samo podaci koji su primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno.
7. IZVORI OSOBNIH PODATAKA
Osobni podaci prikupljaju se neposredno od kandidata putem:
- elektroničkog obrasca za prijavu na javni natječaj dostupnog na mrežnim stranicama Društva;
- elektroničke pošte, u slučaju dopune natječajne dokumentacije za vrijeme trajanja javnog natječaja;
- otvorene zamolbe koju kandidat samoinicijativno dostavi Društvu elektroničkim putem, poštom, osobnom predajom ili na drugi odgovarajući način, radi razmatranja mogućnosti zapošljavanja na odgovarajućem radnom mjestu.
8. NAČIN PROVEDBE SELEKCIJSKOG POSTUPKA
Postupak odabira može uključivati administrativnu provjeru prijave, razgovor, provjeru stručnih znanja, informatičkih i jezičnih znanja te druge primjerene metode procjene.
Ako se u selekcijskom postupku provodi psihologijsko testiranje, kandidat će o tome biti posebno obaviješten, a podaci nastali testiranjem obrađivat će se i štititi u skladu s primjenjivim propisima.Odluke u postupku zapošljavanja donose ovlaštene osobe nakon razmatranja relevantnih rezultata i dokumentacije.
9. PRIMATELJI I PRISTUP OSOBNIM PODACIMA
Pristup osobnim podacima kandidata imaju isključivo osobe kojima su ti podaci potrebni radi provedbe postupka zapošljavanja i donošenja odluke o odabiru kandidata. Tijekom natječajnog postupka osobne podatke mogu obrađivati članovi povjerenstva za provedbu natječaja, voditelji organizacijskih jedinica za koje se provodi zapošljavanje te druge ovlaštene osobe Društva, i to isključivo u opsegu potrebnom za obavljanje poslova iz njihove nadležnosti.
Ako selekcijski postupak uključuje psihologijsko testiranje, pristup podacima nastalim takvim testiranjem imaju samo ovlaštene stručne osobe koje provode ili vrednuju testiranje. Ti podaci nisu dostupni osobama kojima nisu potrebni za provedbu postupka odabira.
Za odabranog kandidata Društvo može, kada je to potrebno radi potvrđivanja ispunjavanja uvjeta radnog mjesta, provjeriti vjerodostojnost diplome, svjedodžbe, certifikata ili druge isprave dostavljene tijekom postupka zapošljavanja. Provjera se provodi samo u opsegu potrebnom za potvrdu podataka koji su bili relevantni za donošenje odluke o odabiru.
Nakon sklapanja ugovora o radu osobni podaci odabranog kandidata obrađuju se radi ostvarivanja prava i ispunjavanja obveza iz radnog odnosa. Pristup tim podacima imaju samo ovlaštene osobe Društva kojima su podaci potrebni za obavljanje poslova povezanih s radnim odnosom, obračunom plaće, informacijskom sigurnošću, zaštitom na radu i drugim zakonom propisanim obvezama Društva.
Podaci odabranog kandidata dostavljaju se Hrvatskom zavodu za mirovinsko osiguranje i Hrvatskom zavodu za zdravstveno osiguranje te drugim nadležnim javnim tijelima kada je takva dostava potrebna radi ispunjavanja zakonskih obveza Društva.
Prema informacijama na kojima se temelji ova Obavijest, Društvo u provedbi postupka zapošljavanja ne koristi vanjske pružatelje usluga koji bi osobne podatke kandidata obrađivali u svojstvu izvršitelja obrade. Ako bi se u budućnosti uključio vanjski pružatelj usluge, njegova obrada uredila bi se odgovarajućim ugovorom, obvezom povjerljivosti i primjerenim tehničkim i organizacijskim mjerama zaštite.
10. PRIJENOS PODATAKA IZVAN EUROPSKOG GOSPODARSKOG PROSTORA
HEP OPSKRBA PLINOM d.o.o. ne prenosi osobne podatke kandidata u treće zemlje niti međunarodnim organizacijama.
11. RAZDOBLJE ČUVANJA
Osobni podaci kandidata čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrhe obrade, odnosno tijekom razdoblja utvrđenog primjenjivim propisima i internim aktima Društva.
Dokumentacija iz postupaka zapošljavanja čuva se prema sljedećim rokovima:
- Dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjavanje radnih mjesta radnika i pripravnika, uključujući prijave i druge potvrde, zapisnike, mišljenja o kandidatima i drugu pripadajuću dokumentaciju, čuva se pet godina, nakon čega se briše ili uništava;
- Online ponude i prijave kandidata na oglašena radna mjesta čuvaju se pet godina, nakon čega se briše ili uništava;
- Otvorene zamolbe, odnosno prijave kandidata za neoglašena radna mjesta, čuvaju se jednu godinu od dana zaprimanja, nakon čega se brišu ili uništavaju;
- Preslike dokumentacije kandidata o prijavi na oglas ili natječaj, uključujući životopise, svjedodžbe, potvrde o položenom stručnom ispitu i sličnu dokumentaciju, čuvaju se jednu godinu, nakon čega se briše ili uništava.
Po isteku utvrđenog roka čuvanja osobni podaci brišu se ili se s njima postupa u skladu s propisima i internim aktima koji uređuju arhivsko i dokumentarno gradivo, kada postoji odgovarajuća pravna osnova za njihovo daljnje čuvanje.
Ako je pokrenut sudski, upravni ili drugi postupak, relevantni podaci mogu se čuvati do njegova konačnog završetka i isteka primjenjivih rokova.
12. TEHNIČKE I ORGANIZACIJSKE MJERE
Društvo primjenjuje odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite, uključujući ograničavanje pristupa ovlaštenim osobama, upravljanje korisničkim ovlastima, zaštitu prostora i dokumentacije te obvezu povjerljivosti.
13. PRAVA KANDIDATA
U skladu s uvjetima propisanim Općom uredbom, kandidat može zatražiti:
- pristup osobnim podacima i informacije o obradi;
- ispravak netočnih i dopunu nepotpunih podataka;
- brisanje osobnih podataka;
- ograničenje obrade;
- prenosivost podataka, kada je primjenjivo;
- uložiti prigovor na obradu koja se temelji na legitimnom interesu Društva, uključujući obradu osobnih podataka sadržanih u otvorenoj zamolbi.
Zahtjev se može podnijeti službeniku za zaštitu podataka na kontakte navedene u točki 3.
14. PRITUŽBA NADZORNOM TIJELU
Ako kandidat smatra da se njegovi osobni podaci obrađuju protivno odredbama Opće uredbe o zaštiti podataka, Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka ili drugih propisa kojima se uređuje zaštita osobnih podataka, može se obratiti Društvu odnosno službeniku za zaštitu podataka radi pojašnjenja ili ostvarivanja svojih prava.
Neovisno o tome, kandidat ima pravo podnijeti pritužbu nadzornom tijelu nadležnom za zaštitu osobnih podataka, odnosno Agenciji za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, adresa e-pošte:
azop@azop.hr.
15. AUTOMATIZIRANO DONOŠENJE ODLUKA I PROFILIRANJE
Društvo ne donosi odluke koje proizvode pravne učinke isključivo na temelju automatizirane obrade, uključujući profiliranje.
16. OBVEZA DAVANJA PODATAKA
Davanje podataka potrebnih za procjenu prijave nije opća zakonska obveza, ali je nužno za sudjelovanje u konkretnom postupku zapošljavanja. Bez potrebnih podataka Društvo možda neće moći razmotriti prijavu.
17. OBJAVA I IZMJENE OBAVIJESTI
Ova Obavijest dostupna je kandidatima prije ili u trenutku prikupljanja njihovih osobnih podataka, a objavljena je na mrežnim stranicama Društva.
